Executive Assistant (m/w/d)
SÜDPOOL PERSONALKONZEPTE ist eine auf den Bereich Sekretariat & (Projekt-) Assistenz spezialisierte Personalberatung und Personalvermittlung in München, welche ausschließlich in Festanstellungen vermittelt.
Neben der Stellenvermittlung helfen wir Assistentinnen (m/w/d) durch Bewerbungs- und Karrierecoachings sowie Mentoring und Trainings ihre Karriere und ihr Gehalt aktiv und individuell zu planen und voranzubringen.
(Mehr Infos hierzu: So pushen wir Ihre Karriere- und Ihr Gehalt)
Sie sind ein echter Organisations- und Dientleistungsprofi und lieben es in einem dynamischen Start-Up Umfeld zu arbeiten?
Dann sind Sie das ideale Pendant für die Geschäftsführung, die sich auf Ihre Eigeninitiative und Ihren vorausschauenden Support freut. Wenn es Sie reizt, in einem sehr kollegialen, professionellen, innovativem und internationalen Team eine zentrale Rolle zu übernehmen, dann ist das der Job, den Sie suchen:
Ihre Aufgaben als Executive Assistant (m/w/d)
Ihre Aufgaben als Executive Assistant (m/w/d):
In Ihrer Rolle als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie verantwortlich für den reibungslosen Support "Ihres" Geschäftsführungsteams (2-4 Personen). Diese können sich rundum auf Sie verlassen. Sie haben die Termine von A-Z im Griff und sorgen dafür, dass sie stets bestens „präpariert” sind. In Ihrer Drehscheibenfunktion unterstützen, organisieren und entlasten Sie die beiden CEOs sowohl im Tagesgeschäft als auch als Ansprechpartner vieler Projekte. Sie haben Organisationstalent und Freude daran, „Ihre“ Chefs zu managen und ihnen den Rücken freizuhalten. Dabei behalten Sie - mit einem Lächeln auf den Lippen - auch in turbulenten Zeiten stets den Überblick. Sie koordinieren und organisieren auf nationaler als auch auf internationaler Ebene Termine, Meetings, Events und Videokonferenzen. Für die nationalen und internationalen Geschäftspartner sind Sie der zentrale Ansprechpartner und haben immer den Überblick über laufende Projekte und Vorgänge, koordinieren Abläufe, führen Informationen zusammen und wissen, wer wann worüber proaktiv zu informieren ist ...
Ihre Aufgaben im Überblick:
- proaktive, administrative Entlastung des C-Level Teams in deutscher und in englischer Sprache
- klassische, allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Travelmanagement inkl. Abrechnung
- Priorisierung, Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Verwaltung wichtiger Unterlagen und Sicherstellung von effizienten Arbeitsabläufen
- Eigenständiges und selbstverantwortliches Durchführen administrativer, organisatorischer Aufgaben
- Selbständige Erledigung der Korrespondenz, auch in englischer Sprache
- Schnittstellenmanagement zu den anderen Büros und zur Chefetage der renommierten Kunden
- Erstellung, Aufbereitung und Dokumentation von unterschriftsreifen Dokumenten wie Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
- Sprachrohr und professionelle/r Repräsentant/in gegenüber internen und externen Ansprechpartners
- Zentrale/r Ansprechpartner/in bei einer Vielzahl von Projekten (inkl. HR)
Ihr Profil
Sie passen sehr gut zu unserem Mandanten, wenn Sie neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einem erfolgreich abgeschlossenem Studium bereits Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung /Executive Assistant/Team-oder Junior Assistenz oder vergleichbaren Positionen mitbringen und eigenverantwortlich in einem dynamischen, anspruchsvollem Ambiente gearbeitet haben. Wir suchen eine/n Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Berufserfahrung und Standing.Sie passen außerdem sehr gut, wenn Sie neben sehr guten Kenntnissen in MS Outlook, MS Office und gängigen Online-Applikationen und Messenger-Diensten (bspw. Slack, Asana, RocketChat etc.) auch über ein sehr gutes Organisationstalent verfügen, „schnell ticken“ und selbstverständlich Freude an Ihrer Arbeit in einem schnell wachsenden Unternehmen mitbringen. Wir suchen eine initiativ denkende Person, die aufgrund ihrer Persönlichkeit und Berufserfahrung und ihrer Fähigkeit über den Tellerrand zu schauen, eine prozessspezifische und proaktive Entlastung schafft. Sie verfügen über eine hohe Execution-Geschwindigkeit, über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowie über eine strukturierte Arbeitsweise. Sie arbeiten engagiert im Team, aber gleichzeitig übernehmen Sie auch gerne selbst die Verantwortung für Ihre Aufgaben.
Ihr Profil im Überblick:
- Erste und oberste Priorität: Sie denken mit und fühlen sich in einem schnellen und dynamischen Start-Up und Team-Umfeld wohl!
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder einen betriebswirtschaftl. Studium
- Sie haben mind. 3 -5 Jahre Berufserfahrung in einem dynamischen Umfeld gearbeitet (Gerne im Start-up oder Tech-Umfeld, aber keine Bedingung!)
- Sie beherrschen Englisch fließend in Wort und Schrift
- Sie verfügen über eine große Multitasking-Fähigkeit. Priorisieren und „mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten“ ist für Sie kein Problem
- Sie verfügen über starke organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und Flexibilität
- Sie haben ein hohes Maß an Verlässlichkeit sowie Genauigkeit / Sorgfalt
- Eine hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit entspricht Ihrem Naturell
- Sie sind in der Lage und daran interessiert, eigenständig, mitdenkend, proaktiv und verantwortungsbewusst zur arbeiten
- Sie verfügen über eine ausgezeichnete Beherrschung von Outlook und einen souveränen Umgang mit PPT, XLS und Word
- Sie haben das Herz am rechten Fleck, sind charmant im Auftritt und klar in der Sache
Sie erfüllen nicht alle Kriterien zu 100%, aber der Job klingt toll und Sie finden sich in der beschriebenen Firmenkultur wieder? Dann lassen Sie sich bitte nicht von einer Bewerbung abhalten!
Ihre Benefits
Das bietet Ihnen unser Mandant:
Es wartet nach einer gut organisierten Einarbeitungsphase eine abwechslungsreiche und sehr vielfältige Aufgabe in Festanstellung bei einem wachsenden und sehr erfolgreichen Tech-Unternehmen auf Sie. Unser Mandant bietet Ihnen einen einzigartigen Team-Spirit, ein sehr (!) attraktives Gehalt zzgl. vielen Benefits, einen stilvoll eingerichteten Arbeitsplatz mit modernsten Arbeitsmitteln (auch zur priv. Nutzung), kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine äußerst kollegiale und sehr sympathische Arbeitsatmosphäre.
Ihre Perspektive im Überblick
- eine unbefristete Festanstellung in einem rasant wachsenden Technologie-Unternehmen
- Professionelles Onboarding und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten inkl. Weiterbildungsbudget von 1.500 EUR p.a
- ein sehr attraktives Gehalt inkl. Leistungsboni
- Eine positive und professionelle Arbeitsatmosphäre mit offener Feedback- und Fehlerkultur
- Sie bekommen volles Vertrauen und eine hohe professionelle und persönliche Wertschätzung ab Tag 1
- Flache Hierarchien, viel Verantwortung und Fokus auf individuelles Ownership
- Benefits wie kostenlose Fitnessstudio-Mitgliedschaft, volle Kühlschränke, Essensgutscheine, regelmäßige Team-Events etc.
- Positive, respektvolle und ungezwungene Unternehmenskultur. Gepaart mit hervorragendem Zusammenhalt in einem diversen und internationalen Team.
- Und last, but not least: Es warten sehr sympathische Chef auf Sie;-)
Finden Sie sich in dieser Position wieder?
Entsprechen diese Aufgaben genau Ihren beruflichen Vorstellungen und Wünschen?
Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung!
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80797 München