Es gibt viele Metaphern, mit denen wir beschreiben könnten, wie schwierig es ist, die richtige Person für eine offene Stelle zu finden.
Wie eine Nadel im Heuhaufen zu finden... wie ein vierblättriges Kleeblatt zu pflücken... du verstehst schon.
Es ist schwierig. Vor allem, wenn du verzweifelt Bewerbungen und Lebensläufe durchkämmst und versuchst, innerhalb der vorgegebenen Zeit und des vorgegebenen Budgets den perfekten Kandidaten zu finden. Diese Art der Suche führt selten dazu, dass die richtige Person die Stelle bekommt.
Um den besten Kandidaten für deine offene Stelle zu finden, ist ein effektiver Einstellungsprozess erforderlich. Das gilt besonders dann, wenn der Zeit- oder Budgetrahmen eng gesteckt ist.
Aber wie sieht dieser Prozess aus? Ich habe die 9 wichtigsten Elemente für dich zusammengefasst.
1. Klar definierte Anforderungen und Ziele
Ganz gleich, ob du nur eine Stelle besetzen oder Hunderte von Mitarbeitern einstellen willst: Ein effektiver Einstellungsprozess beginnt damit, dass du deine Anforderungen festlegst und dir klare Ziele setzt.
Bevor du eine Stelle ausschreibst, solltest du dir überlegen, was du wirklich von deinen neuen Mitarbeitern erwartest. Welche Aufgaben werden von ihnen erwartet? Welche Fähigkeiten muss jeder neue Mitarbeiter mitbringen? Was ist für dich unverzichtbar und worauf könntest du bei der Auswahl verzichten?
Führe eine Stellenanalyse durch, um die besonderen Anforderungen der einzelnen Stellen zu verstehen. Sprich mit den Personen, die den Job bereits machen, oder mit den Vorgesetzten oder Managern, die direkt mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten werden.
Wenn du mehr als eine Person einstellst, berücksichtige die Wichtigkeit der einzelnen Stellen. Wenn die Besetzung einer bestimmten Position für den Erfolg deines Unternehmens wichtiger ist, stelle diese Person zuerst ein. Überfordere dein Team nicht, indem du versuchst, Dutzende neuer Teammitglieder auf einmal einzustellen.
2. Zeitplan
Hast du ein bestimmtes Datum, bis zu dem du die Stelle besetzt haben musst? Steht ein wichtiges Projekt an, für das du die neue Stelle brauchst, bevor es beginnt? Wenn ja, ist ein Zeitplan wichtig, um sicherzustellen, dass du den richtigen Bewerber rechtzeitig finden, einstellen und einarbeiten kannst.
Um deinen Zeitplan zu erstellen, solltest du dir deine bisherigen Daten ansehen. Wie lange brauchst du normalerweise, um eine offene Rolle zu besetzen? Wie viele Schritte gibt es in deinem Einstellungsprozess? Wer muss an der Einstellung beteiligt sein und welche zeitlichen Beschränkungen bringt er mit? Welche Kündigungsfrist haben deine Bewerber/innen in der Regel an ihrem aktuellen Arbeitsplatz?
Ein Zeitplan ist auch hilfreich, um die Erwartungen zu steuern. Wenn du weißt, dass die typische Zeit bis zur Einstellung etwa acht Wochen beträgt, kannst du Managern und Teams mitteilen, dass sie nicht damit rechnen sollten, dass am Montag ein neuer Mitarbeiter anfängt. Wenn du diese Zeitvorgaben im Voraus festlegst, kannst du die Kommunikation verbessern und sicherstellen, dass du die Erwartungen richtig einschätzt.
Auch wenn du nicht an eine strenge Frist gebunden bist, ist es immer eine gute Idee, einen Zeitplan zu haben. Lass diesen Schritt nicht aus, wenn du einen effektiven Einstellungsprozess gewährleisten willst.
3. Zusammenarbeit im Team
Wenn du eine neue Person in dein Team aufnimmst, müssen alle an einem Strang ziehen. Wenn die Personen, die am meisten mit dem neuen Mitarbeiter zu tun haben werden - d.h. der Personalverantwortliche, die Mitarbeiter im Team des neuen Mitarbeiters oder diejenigen, die jeden Tag direkt mit ihm zusammenarbeiten - am Einstellungsprozess beteiligt sind, hast du gute Chancen, den richtigen Mitarbeiter an Bord zu holen.
Alle am Einstellungsprozess Beteiligten müssen regelmäßig miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Es sollte einfache Möglichkeiten geben, Bedürfnisse zu besprechen, Ideen darüber auszutauschen, wie die Stelle aussehen sollte, und sich über die Bewerber/innen auszutauschen und zu prüfen, ob sie dem Bild entsprechen, das du dir vorstellst.
Das ist besonders wichtig, wenn du von zu Hause aus arbeitest. Wenn alle an verschiedenen Orten arbeiten, muss die Kommunikation noch intensiver sein.
Finde eine Methode zur Zusammenarbeit, die für dein Team geeignet ist. Das kann ein Instant-Messaging-Kanal sein, über den ihr offene Stellen besprechen könnt, regelmäßige Treffen, bei denen ihr euch absprecht, oder ein klares System, das es allen im Team ermöglicht, den Fortschritt des Einstellungsprozesses im Auge zu behalten, z. B. ATS-Meldungen.
4. Bewerbungsprozess
Ein schweres oder fehlerhaftes Bewerbungsformular kann einer der Hauptgründe dafür sein, dass sich jemand nicht auf eine Stelle bewirbt. Sie könnten perfekt qualifiziert sein und gut zu deinem Unternehmen passen, aber wenn das Ausfüllen des Bewerbungsformulars zu mühsam ist oder der Prozess auf ihrem Gerät nicht funktioniert, gehen sie einfach zum nächsten Unternehmen weiter.
Ein schwieriger Bewerbungsprozess schadet deinem Unternehmen auf lange Sicht nur. Wenn du die besten Bewerber/innen gewinnen willst, solltest du es ihnen leicht machen, einen Lebenslauf hochzuladen oder ein Formular mit ihren wichtigen Informationen auszufüllen.
PS: Genau für dieses Problem gibt es unsere Software. Schau doch mal hier rein!
Achte darauf, dass die Anwendungen auch auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets funktionieren, und stelle sicher, dass die Software, die du verwendest, sauber und benutzerfreundlich ist. Gehe den Prozess selbst durch (oder lass ihn am besten auch dein Team ausprobieren), um sicherzustellen, dass alles wie geplant funktioniert.
Es ist auch hilfreich, eine Benachrichtigung zu verschicken, dass du die Bewerbung erhalten hast und die nächsten Schritte mitzuteilen, was sie erwarten können. Das kann nicht nur den Bewerbern Stress ersparen, sondern verhindert auch, dass sie anrufen oder eine E-Mail schreiben müssen, um sich zu melden, was deinem Team Zeit spart.
5. Technischer Ansatz
Das Herzstück jeder guten Personalbeschaffungslösung ist eine Bewerber-Management-Software, wie die Software Hirely. Mit diesem Tool behältst du alles im Auge, was mit deinen Bewerbern passiert, z. B. die Stelle, auf die sie sich beworben haben, den Stand des Vorstellungsgesprächs und Notizen darüber, wie gut sie zu deinem Unternehmen passen (oder auch nicht).
Eine gute Software macht es deinem Team leicht, zusammenzuarbeiten. Wenn dein Team keine Notizen auf Klebezetteln macht, kann nichts verloren gehen. Und es macht es einfach, das gesamte Team bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters mit ins Boot zu holen.
Aber ein Bewerber-Management-Tool ist nur der Anfang eines großartigen Einstellungsprozesses. Du kannst es mit einer Assessment Suite, einer Matching-Technologie, Recruiting-Chatbots und vielem mehr erweitern. Durch den Einsatz dieser verschiedenen Technologien und Software kannst du den Zeitaufwand deines Teams für die Organisation, das Versenden von E-Mails oder die Auswertung von Beurteilungen reduzieren und so in kürzerer Zeit mehr erreichen.
Hirely deckt bereits einen Großteil dieser Features ab.
Lass dich nicht von den vielen technischen Möglichkeiten überwältigen, die es gibt. Wenn du noch kein Bewerber-Verwaltungs-Tool hast, solltest du damit beginnen. Wenn du dich mit dem System vertraut gemacht hast und deine Bedürfnisse erkennst, kannst du dich darauf konzentrieren, dein System zu erweitern.
6. Strukturierter Bewerbungsprozess
Der Bewerbungsprozess ist nicht immer so einfach, wie wir es gerne hätten. Wir treffen großartige Bewerber/innen zu unterschiedlichen Zeiten, oder bestimmte Leute haben einen verrückten Zeitplan, der es ihnen erschwert, verfügbar zu sein, wenn du sie brauchst.
Aber wenn dein Bewerbungsprozess ein Chaos ist, wird die Einstellung nie einfach sein. Wenn du dich mit Bewerbern nur dann unterhältst, wenn sie eine freie Minute haben, vergisst du zwangsläufig Gespräche, meldest dich nicht oder verlierst den Kontakt zu jemandem ganz.
Eine klare Struktur kann den Prozess schneller und effizienter machen und dir sogar dabei helfen, Vorurteile abzubauen. Auch wenn die Dinge ab und zu aus dem Ruder laufen, kannst du deinen Einstellungsprozess verbessern, wenn du dich so gut wie möglich an eine Struktur hältst.
Achte darauf, dass du allen Bewerbern (für die gleiche Stelle) die gleichen Fragen in der gleichen Reihenfolge stellst und dass die gleichen Personen am Gesprächsverlauf beteiligt sind.
Wenn verschiedene Stellen unterschiedliche Einstellungsprozesse erfordern, ist das in Ordnung, aber sorge dafür, dass sie für jede offene Stelle einheitlich sind. Finde eine Struktur, die für dich funktioniert, und versuche, dich so gut wie möglich daran zu halten.
7. Konsistenz
Um sicherzustellen, dass du die richtige Person in dein Team aufnimmst, musst du dafür sorgen, dass du jeden Bewerber auf die gleiche Weise bewertest. Wenn du die Beurteilungen für Bewerber/in A auf die eine Art und Weise, für Bewerber/in B aber nach anderen Maßstäben bewertest, kannst du nicht sicher sein, dass du die richtige Einstellungsentscheidung triffst.
Deshalb ist Konsistenz der Schlüssel für einen effektiven Einstellungsprozess. Wenn du weißt, nach welchen Kriterien du die einzelnen Bewerber/innen bewertest und worauf dein Team achten sollte, kannst du die Bewerber/innen leicht vergleichen, um herauszufinden, wer besser zu dir passt.
Lege Benchmarks für die Bewertungsergebnisse fest, verwende Interview-Scorecards oder andere Bewertungsmethoden, die dir helfen, die Dinge einheitlich zu halten. Gib deinem Team die Werkzeuge an die Hand, die es braucht, um jeden Bewerber an denselben Kriterien zu messen.
Hirely bietet deinem Team eine einfache, schnelle und präzise Möglichkeit, Bewerbungen anhand vordefinierter Kriterien zu bewerten. Alle am Bewerbungsprozess beteiligten Personen können somit alle Bewerber einheitlich bewerten, sodass du den richtigen Kandidaten auswählen kannst - probier's doch mal aus!
8. Daten
Das Sammeln und Nutzen von Daten hilft dir bei deinen Einstellungsentscheidungen. Wenn du vergangene Einstellungsprozesse verfolgst, einschließlich Statistiken über deinen Interviewprozess oder Informationen über deine Bewerber/innen, kannst du einen effektiveren Einstellungsprozess schaffen, indem du die Probleme angehst, die dich zuvor zurückgehalten haben.
Wenn du zum Beispiel feststellst, dass du in der Regel viele Bewerber/innen für die erste Auswahlrunde hast, aber nicht viele, mit denen du weitermachen willst, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass du bei der Identifizierung der richtigen Bewerber/innen für deine Stelle daneben liegst oder dass du die Stellenanzeigen an der falschen Stelle veröffentlichst. Wenn du diese Daten verfolgst und auch feststellst, woher deine besten Bewerber/innen kommen, kannst du die richtigen Leute ansprechen, damit du weniger Zeit mit Leuten vergeudest, die einfach nicht passen.
Zu wissen, welche Daten für dich wichtig sind, kann eine Herausforderung sein, denn es gibt so viele Daten, die du sammeln kannst. Wenn du jedoch herausfindest, welche KPIs für dich wichtig sind oder wo du in deinem Einstellungsprozess Schwierigkeiten hast, kann dir das helfen.
9. Vorurteile bekämpfen
Die Bekämpfung von Vorurteilen muss in deinem gesamten Einstellungsprozess verankert sein. Es ist nicht irgendein Schritt, der am Ende hinzugefügt wird. Wenn du dich nicht schon zu Beginn deines Einstellungsverfahrens und bei jedem Schritt darum kümmerst, Vorurteile zu beseitigen, kannst du nicht sicher sein, dass du einen wirklich effektiven Bewerbungsprozess geschaffen hast.
Um Voreingenommenheit in deinem Einstellungsprozess zu bekämpfen, solltest du bei jedem Schritt auf negative Auswirkungen achten, um einen fairen Einstellungsprozess zu gewährleisten. Stelle verschiedene Gesprächsrunden zusammen, in denen Teammitglieder mit unterschiedlichen Hintergründen, Meinungen und Rollen innerhalb des Unternehmens vertreten sind.
Du kannst dich auch stark auf die Daten stützen, die du sammelst. Wenn du dich bei deinen Entscheidungen von Daten und nicht von persönlichen Gefühlen oder Meinungen leiten lässt, kannst du dich darauf verlassen, dass die Voreingenommenheit in deinem Einstellungsprozess reduziert wird.
An dich gerichtet
Auch mit diesen neun Säulen eines effektiven Einstellungsprozesses wird es immer Möglichkeiten zur Verbesserung geben. Eine solide Grundlage führt jedoch zu besseren, konsistenten und fairen Einstellungsentscheidungen.
Beginne mit der Überprüfung deines aktuellen Prozesses, um die Ineffizienzen zu identifizieren und herauszufinden, welche Schritte am meisten Aufmerksamkeit benötigen. So bist du auf dem besten Weg, einen effektiven Rekrutierungsprozess zu entwickeln.